Transformando a gestão financeira na América Latina com o Dynamics 365
A modernização de sistemas empresariais é sempre um desafio, com etapas complexas e delicadas. Mas é também uma oportunidade para repensar processos e adotar melhores práticas.
Ronald Baumann (LATAM Regional Controller), Marcelo Sanches (Gerente de Tecnologia) da Kantar, uma das líderes globais em dados e insights, e e Fábio Sá (Diretor de Operações) da Nexer compartilharam suas experiências na migração do Dynamics AX 2012 para o Dynamics 365, um projeto que trouxe padronização, eficiência e inovação para as operações financeiras da América Latina.
Os desafios da transformação digital
O principal objetivo da migração foi resolver problemas de padronização e integração nas operações financeiras da América Latina. Segundo Ronald Baumann, o cenário antes da migração era complexo:
“Somos uma empresa de tecnologia que mede o comportamento humano e trata dados. Olhávamos para o backoffice e percebíamos que era um esforço hercúleo gerar informações. Este era nosso principal entrave: gerar informações confiáveis a partir de uma base não padronizada. Sem um sistema integrado e com permeabilidade para a região da América Latina, é difícil confiar na base de informações utilizada na consolidação dos números.”Antes da implementação do Dynamics 365, cada país operava com processos fragmentados, o que dificultava a confiabilidade dos dados e a eficiência operacional.
E os problemas não param por aí:
Principais desafios:
- Fragmentação de processos: Cada país operava de maneira independente, gerando inconsistências na consolidação de dados financeiros.
- Dados desconectados: Sistemas locais dificultavam a consolidação e a validação de informações financeiras.
- Falta de padronização: Informações não unificadas dificultavam a confiabilidade dos relatórios financeiros.
- Limitações técnicas: A versão antiga do sistema impedia a adoção de novas ferramentas e funcionalidades críticas para o negócio.
- Mudança cultural: Garantir que as equipes entendessem o propósito do projeto e aderissem às mudanças era essencial para o sucesso.
Além disso, a pandemia de COVID-19 trouxe a necessidade de adotar modelos mais flexíveis de trabalho, reforçando a urgência de uma solução baseada na nuvem que permitisse a criação de um Centro de Serviços Compartilhados virtual.
A solução: migração para o Dynamics 365
A transição foi planejada em etapas, começando pela análise dos processos existentes e culminando na implementação de uma plataforma totalmente integrada. Segundo os depoimentos, o foco foi na construção de uma solução que unisse tecnologia e governança.
Objetivos principais do projeto:
- Padronizar processos em toda a América Latina: Criar consistência nas operações financeiras, garantindo integridade de dados e confiabilidade nos relatórios.
- Centralizar operações: Implementar um Centro de Serviços Compartilhados virtual, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
- Modernizar a infraestrutura: Migrar para a nuvem e adotar as melhores práticas de governança e segurança.
Processo de implementação
O projeto, que durou 2 anos, foi cuidadosamente planejado e executado em fases para minimizar interrupções e garantir uma transição tranquila.
A transição foi planejada em etapas, começando pela análise dos processos existentes e culminando na implementação de uma plataforma totalmente integrada. Segundo os depoimentos, o foco foi na construção de uma solução que unisse tecnologia e governança.
Fase 1: Assessment e Planejamento
A primeira fase envolveu a revisão detalhada dos processos no Dynamics AX para identificar o que seria migrado e como seria adaptado. Essa etapa permitiu alinhar as expectativas das equipes e priorizar os esforços.
- Estratégia de rollout: Combinação de países com diferentes níveis de complexidade, garantindo uma transição mais equilibrada.
- Equipe dedicada: A contratação de profissionais temporários para substituir os membros da equipe regular foi uma estratégia vencedora, permitindo maior foco no projeto.
Fase 2: Construção e Customização
A migração não foi apenas técnica, mas também uma oportunidade de rever e aprimorar processos internos. Customizações específicas ajudaram a atender às necessidades regionais, como a gestão de múltiplos CNPJs no Brasil.
- Customizações específicas: A Nexer implementou adaptações personalizadas para lidar com a estrutura única da empresa, incluindo múltiplos CNPJs no Brasil e estruturas semelhantes em outros países.
- Treinamento contínuo: As equipes receberam capacitação extensiva para garantir que todos estivessem aptos a usar as novas ferramentas.
- Sinergia entre equipes: Profissionais destacaram a colaboração como um dos maiores diferenciais do projeto.
Fase 3: Lançamento e Acompanhamento
A implementação em fases reduziu riscos e permitiu ajustes contínuos com base no feedback dos usuários.
Resultados e benefícios
Os depoimentos revelam que a migração trouxe resultados significativos, transformando não apenas os processos, mas também a maneira como as equipes trabalham. Ronald Baumann destaca:
“Hoje, temos todo mundo trabalhando da mesma maneira, temos os dados sendo gerados na mesma maneira, temos uma consistência de plano de contas, de centro de custos e de dimensões financeiras que nos permite fazer um push-the-button no sistema sem a necessidade de double-check nas informações.”De forma geral, os principais resultados foram:
1. Padronização e integração regional
A nova solução permitiu que todos os países da América Latina operassem com processos integrados e dados confiáveis, eliminando a necessidade de validações manuais.
2. Centro de serviços compartilhados virtual
Foi possível implementar um Centro de Serviços Compartilhados virtual, permitindo que equipes em diferentes países colaborassem de forma eficiente, sem a necessidade de deslocamento físico.
3. Governança e segurança melhoradas
Com auditorias robustas e processos automatizados, os profissionais relataram maior tranquilidade em relação à integridade dos dados e à conformidade regulatória.
4. Agilidade e Eficiência
O tempo necessário para gerar relatórios e tomar decisões foi drasticamente reduzido, liberando as equipes para se concentrarem em atividades estratégicas.
5. Satisfação dos usuários
Pesquisas realizadas com os usuários do sistema revelaram um índice de aprovação de 4,8 em 5, destacando a facilidade de uso, a performance e as novas funcionalidades do Dynamics 365.
6. Execução dentro do orçamento e do cronograma
O projeto foi concluído dentro do prazo e do orçamento inicialmente estabelecidos, um feito raro em implementações desse porte. A sinergia entre as equipes da Kantar e da Nexer foi fundamental para esse sucesso.
Lições aprendidas
Os profissionais apontaram que o sucesso do projeto foi baseado em três pilares: transparência, colaboração e foco na experiência do usuário. A escolha de trabalhar como uma única equipe, sem barreiras entre cliente e fornecedor, foi crucial para superar os desafios.
Insights importantes:
- Comunicação clara: Garantir que todos os envolvidos tivessem uma visão unificada dos objetivos foi essencial para manter o alinhamento.
- Capacitação contínua: O treinamento constante das equipes ajudou a mitigar a curva de aprendizado e a garantir a adoção da nova solução.
- Adaptabilidade: A flexibilidade para ajustar estratégias ao longo do projeto foi um diferencial.
Conclusão
Os depoimentos dos profissionais da Kantar demonstram como a migração para o Dynamics 365 foi uma experiência transformadora, marcada por desafios, mas também por grandes avanços.
A transição trouxe não apenas melhorias operacionais, mas também uma nova perspectiva sobre como tecnologia e estratégia podem trabalhar juntas para alavancar resultados. Mais do que uma atualização de sistema, a jornada foi um exemplo de como equipes dedicadas e parcerias bem-sucedidas podem gerar impactos duradouros.
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