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ROCHA Y BARCELLOS MIGRA SERVIDORES A AZURE Y ADOPTA EL MODERN WORKPLACE EN LA NUBE

La firma de abogados utiliza Office 365 en su plenitud y garantiza la seguridad de los documentos confidenciales de sus clientes sin perder dinamismo.

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Rocha y Barcellos Abogados no utiliza el término “oficina”, sino que se define como una firma de abogados. Con 35 años de actividad, cuenta actualmente con 80 personas en sus filiales de São Paulo y Río de Janeiro. A pesar del crecimiento, su esencia nunca se ha perdido: todos los que trabajan allí todavía tienen la firme determinación de resolver el problema del cliente sin usar palabras difíciles o términos de “juridiquês” que son poco comprendidos por aquellos que no son del campo.

Al atender a empresas multinacionales y nacionales de gran tamaño, Rocha y Barcellos maneja diariamente documentos confidenciales y necesita transferirlos con total seguridad. Para garantizar el buen trabajo, contaba con una potente infraestructura de servidores locales, donde se ejecutaban Exchange y las herramientas de Office. “Cada uno de nuestros servidores costaba lo mismo que un coche”, comenta Maurício Reis, Socio y Director de Tecnología de Rocha y Barcellos Abogados. “Era una inversión de la que nunca renunciamos. Teníamos una buena disponibilidad, pero a un costo muy alto, más un equipo local para gestionar estos servidores”.

AZURE: SEGURIDAD EN LA NUBE

“Rocha y Barcellos nos buscó hace un tiempo para que pudiéramos ser trust advisor para ellos en una transición a la nube”, cuenta Fábio Sá, Socio y Director de Servicios Profesionales de Nexer EA. “Tenían la idea de disminuir la infraestructura local para poder replicarla en la nube, con la misma seguridad que creían tener antes”. La empresa asociada a Microsoft migró la infraestructura completamente a Azure, que cumple con todos los protocolos de seguridad de la información requeridos por el mercado. La solución satisfizo las necesidades de Rocha y Barcellos, como relata Maurício: “para que pudiéramos mantener una estructura de criptografía y seguridad de datos aquí en la oficina, la inversión tendría que ser mucho mayor en los próximos años que lo que hicimos al migrar a la nube”.

Al adoptar Office 365 en su plenitud, Rocha y Barcellos comenzó a usar también OneDrive y SharePoint para transferir documentos diversos entre colaboradores y clientes con la seguridad ofrecida por Azure. Maurício resalta la importancia de este tráfico seguro de información recordando los resultados de una investigación que leyó recientemente: “existen grupos de hackers que obtienen grandes ganancias obteniendo información privilegiada de empresas. Descubren cuáles son las oficinas asociadas a estas empresas e intentan invadir sus servidores porque todos los documentos también estarían allí. Varios clientes comenzaron a exigir a sus abogados que tuvieran los datos protegidos con criptografía en reposo y en tránsito. Conseguimos esa garantía junto a Microsoft, y eso nos da mucha credibilidad ante nuestros clientes”.

DATOS Y COMUNICACIÓN INTELIGENTES CON OFFICE 365

Office 365 no solo cambió la forma de almacenar y compartir archivos con OneDrive y SharePoint, sino que también dinamizó varias otras áreas de la firma de abogados: además de utilizar Yammer para realizar toda la comunicación interna de manera eficiente, Rocha y Barcellos cuenta con Power BI para transformar sus datos en información valiosa para sus clientes en forma de informes dinámicos que muestran los resultados de sus departamentos jurídicos. “El departamento jurídico dentro de las empresas, en una interpretación más antigua, se ve como un centro de costos”, cuenta Maurício. “Con Power BI, aliado a nuestra base de datos, mostramos cuánto se evita en costos con una buena gestión jurídica. Power BI es una herramienta indispensable para ayudarnos en esta tarea”.

Otra herramienta de Office 365 que cambió el comportamiento de Rocha y Barcellos es Skype for Business. Después de una capacitación sobre la solución de comunicación impartida por Nexer EA, el equipo aprendió rápidamente a sacar el máximo provecho de ella realizando conferencias, compartiendo pantallas, disponibilizando documentos y más. “Rocha y Barcellos es una empresa que atiende a clientes multinacionales”, recuerda Fábio. “Skype for Business les brindó la oportunidad de hacer conferencias como si estuvieran en reuniones en una sala, ofreciendo calidad de voz, de comunicación… Todo lo que la herramienta puede hacer para que tengas un alcance global en cualquier reunión”.

Para Maurício, la migración de sus actividades a la nube con la adopción de Office 365 y Azure hace que su equipo no pierda tiempo preocupándose por asuntos que no son de su especialidad.

“Dejar de invertir en servidores de gran capacidad permite que no dediquemos tiempo de nuestro equipo a actividades ajenas a la abogacía. Podemos ser mucho más productivos en lo que hacemos bien, dejando que los especialistas se encarguen de lo que entienden mucho mejor que nosotros”.

Maurício Reis: Socio y Director de Tecnología

“Varias empresas comenzaron a exigir a sus abogados que tuvieran los datos protegidos con criptografía en reposo y en tránsito. Conseguimos esa garantía junto a Microsoft y eso nos da mucha credibilidad ante nuestros clientes”.

Complementa Maurício.